La tenuta delle scritture contabili non solo è oggetto di un obbligo, ma corrisponde ad un diritto dell’imprenditore commerciale, per trarne i vantaggi che vi si ricollegano.
Le scritture contabili possono essere:
- generalmente obbligatorie (art. 2214), se sono obbligatorie per tutti. Esse rappresentano il contenuto minimo dell’obbligo della tenuta della contabilità e sono nominativamente indicate dalla legge:
- libro giornale (art. 2216), in cui si deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa (funzione narrativa). Non occorre che la registrazione sia fatta lo stesso giorno in cui l’operazione è compiuta e non è neppure necessaria la registrazione individuale di ogni operazione, purché tutte le operazioni risultino comunque registrate.
- libro degli inventari (art. 2217), che deve contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e passività relative all’impresa, nonché delle attività e passività dell’imprenditore estranee alla medesima (funzione descrittiva). L’inventario si chiude con il bilancio, cioè un prospetto riassuntivo che deve dimostrare con evidenza e verità gli utili conseguiti e le perdite subite.
L’imprenditore deve redigere l’inventario, sottoscrivendolo, all’inizio dell’impresa e successivamente ogni anno.
- fascicolo della corrispondenza, che costituisce un allegato delle scritture contabili. Esso contiene gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.
Tale corrispondenza deve essere conservata per ciascun affare ordinatamente, secondo un criterio sistematico.
- relativamente obbligatorie, se sono obbligatorie solo per alcuni soggetti. Di queste la legge ne indica alcune nominativamente.
Il codice ricorda le scritture contabili riguardanti le società dotate di personalità giuridica (libri sociali). Le altre scritture relativamente obbligatorie, invece, sono indicate in modo generico e indiretto. La legge prescrive semplicemente che l’imprenditore commerciale deve tenere le altre scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa, in relazione allo scopo di rappresentare fedelmente il movimento dei suoi affari e la consistenza del suo patrimonio . Purché tale esigenza sia soddisfatta, la scelta in concreto delle scritture contabili è rimessa all’apprezzamento dell’imprenditore.
Tralasciando le scritture contabili relativamente obbligatorie disposte per le società e per determinati imprenditori, possiamo citare i tipi più frequenti di tali scritture:
- libro mastro, dove le singole operazioni sono raggruppate in ordine sistematico intorno a determinati nomi e conti.
- libro cassa, nel quale sono annoverati i pagamenti e gli incassi.
- libro magazzino, dove sono registrati i movimenti d’entrata e d’uscita, ad esempio, delle merci.
- libro delle scadenze cambiarie.