Le scritture contabili costituiscono dei mezzi di prova, tuttavia l’efficacia probatoria spetta al libro, non alle singole registrazioni, per cui, in caso di vertenza, occorre tener conto di tutte le registrazioni che riguardano, che si integrato o che eventualmente si neutralizzano a vicenda (art. 2709 co. 2).
Le scritture contabili possono fare prova:
- contro l’imprenditore, in qualunque caso.
In questo caso alle scritture contabili è attribuita efficacia probatoria, sebbene non si tratti di una prova piena e assoluta.
- a favore dell’imprenditore, ma solo se sussistono determinate condizioni:
- che si tratti di libri bollati nelle forme di legge.
- che siano regolarmente tenuti.
- che la controversia in cui si invocano intercorra tra soggetti obbligati alla tenuta delle scritture contabili e riguardi rapporti inerenti all’esercizio delle loro imprese (art. 2710).
La giustificazione di questa particolare efficacia probatoria sta nell’estrema facilità che ha l’avversario di farla venir meno a mezzo delle proprie scritture contabili.
In questo caso i libri contabili non fanno piena prova, ma possono farla se il giudice decide di attribuirgli un qualche valore probatorio.
Si ipotizza che l’efficacia probatoria attribuita alle scritture contabili appartenga al gruppo delle presunzioni: presunzione legale nel caso di prova contro l’imprenditore (art. 2727), presunzione semplice rimessa alla prudenza del giudice nel caso di prova a favore dell’imprenditore (art. 2729).
Le scritture contabili vengono prodotte spontaneamente in giudizio, sebbene possano anche essere ordinate dal giudice. I mezzi processuali con i quali si fa valere il diritto di servirsi ai fine della prova della scritture contabili dell’avversario sono (art. 2711):
- l’esibizione, che, riguardando singole partite, si attua estraendo dal libro delle registrazioni concernenti la controversia.
- la comunicazione, che invece, riguardando i libri nel loro complesso, comporta che essi vengano messi a disposizione della giustizia.
Le scritture contabili e i fascicoli della corrispondenza devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione (art. 2220), termine che coincide con quello della prescrizione. Tale conservazione può avvenire anche mediante produzione fotografica.
La gestione delle scritture contabili può portare:
- alla bancarotta semplice, se le scritture contabili obbligatorie vengono omesse o tenute irregolarmente nei tre anni antecedenti alla dichiarazione del fallimento oppure dall’inizio dell’impresa, se questa ha durata minore.
- alla bancarotta fraudolenta, se le scritture contabili vengono sottratte, distrutte o falsificate con lo scopo di procurare a sé o ad altri un ingiusto profitto o di recare pregiudizio ai creditori, oppure se la loro tenuta non rende possibile la ricostruzione del patrimonio o del movimento degli affari.