L’obbligo di tenuta delle scritture contabili
Le scritture contabili sono i documenti che contengono la rappresentazione, in termini quantitativi e/o monetari, dei singoli atti di impresa, della situazione del patrimonio dell’imprenditore e del risultato economico dell’attività svolta. La tenuta delle scritture è obbligatoria per gli imprenditori che esercitano attività commerciale con esclusione dei piccoli imprenditori.
Le società commerciali, con esclusione delle s.s., anche se non esercitano attività commerciale, sono obbligate alla tenuta delle scritture contabili.
Le scritture contabili obbligatorie
La norma pone il principio generale che l’imprenditore deve tenere tutte le scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa. E’ obbligatorio la tenuta del libro giornale e del libro inventari che devono essere ordinatamente conservati, per ciascun affare, gli originali della corrispondenza commerciale (lettere, fatture, telegrammi) ricevute e le copie di quella spedita. Il libro giornale è un registro cronologico-analitico dove devono esser indicate “giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa”.
Il libro inventari è invece un registro periodico-sistematico e deve essere redatto all’inizio dell’esercizio dell’impresa e successivamente ogni anno. Nell’inventario viene annotato il bilancio (prospetto contabile) comprensivo dello stato patrimoniale e del conto economico, che mette in evidenza alla fine di ciascun anno gli utili conseguiti o le perdite sofferte. Altre scritture libro mastro (le singole operazioni sono registrate non cronologicamente, ma sistematicamente); libro cassa (contiene entrate ed uscite di denaro); libro magazzino (registra le entrate e le uscite di merci); cespiti ammortizzabili; libro paga; libro matricola; ect.
Regolarità delle scritture contabili. Efficacia probatoria
Per garantire la veridicità delle scritture ed in particolare impedire che le stesse siano successivamente alterate, è imposta l’osservanza di determinate regole formali e sostanziali nella loro tenuta.
Per agevolare la tenuta delle scritture contabili con procedure informatiche, sono state ridotte progressivamente le regole formali . Sono state soppresse dapprima la vidimazione annuale e di recente anche l’obbligo della bollatura, foglio per foglio, da parte dell’ufficio del registro delle imprese o di un notaio. Tutte le scritture contabili devono essere poi tenute “secondo le norme di ordinata contabilità” (art 2219) e, in particolare, senza spazi in bianco, senza interlinee, senza abrasioni ed in modo che le parole cancellate restino leggibili. E’ tuttavia consentita la tenuta delle scritture contabili con sistemi informatici.
Le scritture contabili e la corrispondenza commerciale devono essere conservate per dieci anni (art 2220); e la conservazione può avvenire anche su supporti informatici. L’imprenditore che non tiene regolarmente le scritture contabili non può utilizzarle come mezzo di prova a suo favore (art 2720).
Non può essere annesso a concordato preventivo (art 160 legge fall) e dell’amministrazione controllata (art 187 legge fall). E’ infine assoggettato alle sanzioni penali per i reati di bancarotta semplice o fraudolenta in caso di fallimento (artt 216 – 217 legge fall.)