Per assicurare la veridicità delle scritture contabili sono disposti due tipi di formalità:
- formalità estrinseche (art. 2215), attinenti all’esteriorità dei libri. Tali formalità, che riguardano il libro giornale, il libro degli inventari ed i libri sociali, devono essere compiute prima di mettere in uso il libro, e quindi si definiscono iniziali. In particolare sono:
- la numerazione progressiva di ogni pagina.
- la bollatura di ogni foglio.
- l’indicazione nell’ultima pagina del numero dei fogli.
Con la legge n. 383 del 2001 è stato aggiunto un secondo comma all’art. 2215, il quale sottrae il libro giornale e il libro degli inventari dall’obbligo di bollatura, rendendo necessaria soltanto la numerazione delle pagine. La bollatura, tra l’altro, è indicata come facoltativa per le altre scritture contabili (art. 2218). Bollatura e vidimazione, tuttavia, continuano ad essere necessari per poter utilizzare le scritture come prova a favore dell’imprenditore (art. 2710).
La mancanza delle formalità iniziali rende il libro totalmente irregolare.
- formalità intrinseche (art. 2219), attinenti al modo in cui devono essere fatte le registrazioni. Tutte le scritture contabili devono essere tenute secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasione e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili.
L’inosservanza delle formalità intrinseche rende irregolare la registrazione, o le registrazioni o la parte del libro a cui si riferisce.