Le scritture contabili sono destinate in via di principio a restare nella sfera interna dell’imprenditore. Le informazioni sulla vita dell’impresa desumibili dalle scritture contabili non sono accessibili ai terzi in quanto l’interesse dell’imprenditore al segreto riceve tutela preferenziale.
Fanno eccezione il bilancio delle società di capitali e delle società cooperative che devono essere resi pubblici mediante deposito presso l’ufficio del registro delle imprese.
Nelle imprese soggette al controllo pubblico (società con azioni quotate in borsa, società assicurative, imprese bancarie), il diritto al segreto non sussiste nei confronti dell’organo pubblico preposto alla vigilanza.
Più in generale, il diritto al segreto contabile cede di fronte alle esigenze conoscitive della pubblica amministrazione, finalizzate ad accertamenti di carattere tributario o alla repressione di reati anche di natura economica.
L’ipotesi più significativa di rilevanza esterna delle scritture contabili si ha sul piano processuale, potendo le stesse essere utilizzate come mezzo di prova sia a favore che contro l’imprenditore che le tiene, art. 2709 .
Le scritture contabili, anche non tenute regolarmente, potranno essere utilizzate dai terzi come mezzo processuale di prova contro l’imprenditore che le tiene. Il terzo che vuol tranne vantaggio dalle scritture contabili di un imprenditore non potrà scinderne il contenuto, cioè non può avvalersi solo della parte a lui favorevole. L’imprenditore potrà dimostrare con qualsiasi mezzo che le proprie scritture non rispondono a verità.
Affinché l’imprenditore possa usare le proprie scritture contabili come mezzo processuale di prova contro i terzi è necessario che ricorrano tre condizioni: le scritture devono essere regolarmente tenute; la controparte sia a sua volta un imprenditore la controversia sia relativa a rapporti inerenti all’esercizio dell’impresa.
In ogni caso, è rimesso all’apprezzamento del giudice riconoscere valore probatorio alle scritture contabili.
Il giudice può chiedere, di ufficio o su istanza di parte, solo l’esibizione di singole scritture contabili, o di tutti i libri, ma solo per estrarne le registrazioni concernenti la controversia in esame, art. 2711 . In soli tre casi il giudice può ordinare la comunicazione alla controparte di tutte le scritture contabili. Per controversie relative:
1. allo scioglimento della società,
2. alla comunione dei beni,
3. alla successione per causa di morte.