Le scritture necessarie per un’ordinata contabilità variano a seconda del tipo di attività, delle dimensioni e dell’articolazione territoriale dell’impresa.
L’art. 2214 pone un principio generale nello stabilire che l’imprenditore deve tenere tutte le scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’ impresa.
Inoltre, stabilisce che in ogni caso devono essere tenuti il libro giornale, il libro degli inventari e gli originali della corrispondenza commerciale ricevuta e le copie della corrispondenza spedita.
Il libro giornale è un registro cronologico – analitico, in cui sono indicate giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa, art. 2216 .
Basta che le operazione siano registrate nell’ordine in cui sono compiute e non necessariamente il giorno in cui sono compiute. Non è altresì necessario registrare operazione per operazione, purché le singole registrazioni riguardino operazione omogenee fra loro compiute nello stesso giorno. Il libro giornale può essere articolato anche in libri parziali in relazione all’articolazione dell’impresa.
Il libro degli inventari è un registro periodico – sistematico, che deve essere redatto all’inizio dell’impresa e successivamente ogni anno, art. 2217 .
L’inventario ha la funzione di fornire il quadro completo della situazione patrimoniale dell’imprenditore. Deve perciò contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività dell’imprenditore, anche se estranee all’impresa.
L’inventario si chiude con il bilancio e con il conto dei profitti e delle perdite, o meglio con il bilancio comprensivo dello stato patrimoniale e del conto economico, che deve dimostrare con evidenza e verità gli utili conseguiti o le perdite subite.
Nelle valutazioni di bilancio l’imprenditore deve attenersi ai criteri stabiliti per i bilanci delle società per azioni.
In base alla natura e alle dimensioni dell’impresa, l’imprenditore è obbligato alla tenuta di altre scritture contabili, come il libro mastro, libro cassa, libro magazzino, ecc. La scelta delle altre scritture è rimessa alla
discrezionalità dell’imprenditore nei limiti segnati dalle norme tecniche e dalla prassi di una ordinata contabilità.
Per garantire la veridicità delle scritture contabili ed in particolare per evitare che vengano alterate è imposta l’osservanza di alcune regole formali e sostanziali nella loro tenuta. L’inosservanza di tale regole rende le scritture irregolari e quindi giuridicamente irrilevanti.
Le regole formali sono state ridotte per facilitare la tenuta delle scritture contabili con procedure informatiche. In base all’attuale disciplina, art. 2215 , il libro giornale e il libro degli inventari devono essere numerati progressivamente in ogni pagina prima di essere messi in uso essendo stata soppressa la bollatura foglio per foglio da parte dell’ufficio del registro delle imprese o dal notaio
Secondo l’art. 2219 tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili, c.d. formalità intrinseche.
Le scritture contabili e la corrispondenza devono essere conservati per 10 anni, anche su supporti magnetici. Le scritture contabili possono essere tenute con sistemi informatici, purché le registrazioni corrispondono ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza tali sistemi, art. 2220 .
Le scritture contabili di regola non sono soggette a controllo esterno, volto ad accertare la regolarità della tenuta e la verità dei fatti documentati.
A partire dal 1975 la contabilità delle società con azioni quotate in borsa è sottoposta al controllo esterno di apposite società di revisione.
A partire dal 2003 anche le spa non quotate sono sottoposte a controllo esterno da parte di un revisore o di una società di revisione.
L’obbligo di tenuta delle scritture contabili non è assistito da nessuna sanzione generale e diretta, salvo quelle previste dalla legislazione tributaria. Ma, non mancano però delle sanzioni eventuali ed indirette:
– L’imprenditore che non tiene regolarmente le scritture contabili non può utilizzarle come mezzo di prova a suo favore, art. 2710 .
– È inoltre assoggettato alle sanzioni penali per i reati di bancarotta semplice o fraudolenta in caso di fallimento, art. 216 e 217 legge fallimentare.
La regolare tenuta delle scritture contabili non è più requisito per l’ammissione al concordato preventivo, art. 160 legge fallimentare.