Oltre i libri e le scritture contabili prescritti dall’ art. 2214, la società a responsabilità limitata deve tenere:
-il libro delle decisioni dei soci, dove saranno trascritti sia i verbali delle assemblee sia le decisioni propriamente dette. La documentazione relativa è conservata presso la società;
-il libro delle decisioni del collegio sindacale o del revisore, tenuto a cura dei detti.
Il libro soci, ancora previsto dalla riforma del 2003, è stato (sostanzialmente) abolito dalla l. 2/2009. All’ iscrizione nel libro soci si sostituisce l’ iscrizione nel registro delle imprese, consultabile anche telematicamente. Ragioni pratiche potranno suggerire, per facilità di informazione comunque non rilevante giuridicamente, la conservazione presso la società di un libro soci aggiornato per apprensione e riproduzione di quanto iscritto nel registro delle imprese.
La redazione e il contenuto del bilancio d’ esercizio o consolidato della società a responsabilità limitata soggiacciono alla disciplina prescritta per il bilancio della spa (v. art. 2478.1 bis). L’ atto costitutivo stabilisce il termine entro il quale il bilancio d’ esercizio deve essere presentato all’ approvazione dei soci, termine che tuttavia non potrà essere superiore a 120 gg dalla chiusura dell’ esercizio sociale (art. 2477.1) o a 180 gg se lo richiedano particolari esigenze relative alla struttura e all’ oggetto della società, allora da spiegare nella relazione degli amministratori.
L’ approvazione è presa di regola dai soci con decisione oppure, se l’ atto costitutivo non regola i criteri di assunzione della decisione, con delibera; deve essere depositata presso l’ ufficio del registro entro 30 gg da quando è presa, assieme a copia del bilancio approvato e all’ elenco dei soci e dei titolari di diritti sulle partecipazioni sociali. Il bilancio consolidato della società a responsabilità limitata, come l’ analogo documento contabile della spa, ove sia prescritto, è redatto dagli amministratori e non è sottoposto alla approvazione dei soci.
Gli utili da distribuire ai soci devono risultare da bilancio d’ esercizio regolarmente approvato e sono stabiliti dalla decisione dei soci che lo approva. Malgrado la formula usata dall’ art. 2478.4bis si tratta in realtà di due decisioni prese contemporaneamente, la prima, di approvazione del bilancio, a contenuto dichiarativo, la seconda, di distribuzione, a contenuto dispositivo. Così come nella spa, in presenza di perdite che incidano sul capitale sociale non possono essere distribuiti utili fin quando non sia reintegrato o ridotto in misura corrispondente; ma i soci, se li hanno riscossi sulla base di bilancio regolarmente approvato da cui risultino utili netti corrispondenti, non devono restituirli alla società.