I procedimenti attraverso i quali si svolgono le funzioni amministrative sono procedimenti finali; ad essi, si affiancano i procedimenti strumentali, relativi al funzionamento interno dell’amministrazione (organizzazione amministrativa, il personale, la finanza). Quelli volti all’emanazione dei principali tipi di provvedimento amministrativo, quindi, sono procedimenti finali. Anche alcuni procedimenti strumentali, peraltro, possono sfociare in un provvedimento amministrativo, come l’emanazione di uno statuto, l’approvazione della graduatoria di un concorso, la delibera di scioglimento di un organo collegiale e l’annullamento di un atto da parte dell’organo di controllo. La natura strumentale di tali procedimenti non fa venir meno la loro importanza pratica né il loro rilievo giuridico, che ne giustificano la minuta disciplina legislativa: si pensi al rilievo della distribuzione delle risorse, operata attraverso procedimenti finanziari, per l’erogazione delle prestazioni ai cittadini. Inoltre, pur essendo rivolti a un fine interno, essi producono spesso effetti giuridici nei confronti di soggetti diversi dall’amministrazione: per esempio, coloro che aspirino a un impiego, partecipando a un procedimento concorsuale. Mentre la struttura dei procedimenti finali, ovviamente, dipende dalle funzioni delle varie amministrazioni, i procedimenti strumentali sono spesso standardizzati, nel senso che possono svolgersi in modo analogo nelle diverse amministrazioni, perché essi soddisfano esigenze che si pongono in termini analoghi in ciascuna di esse (come quella alla dotazione di personale, all’organizzazione degli uffici, al controllo sulla spesa).
Nonostante una diffusa opinione vorrebbe farne un genere autonomo, il controllo è in funzione organizzativa, poiché mira a verificare la funzionalità di organi, la rispondenza dell’attività svolta in concreto ai canoni legislativi, quella dei risultati dell’attività amministrativa agli obiettivi stabiliti dalla legge, la congruenza dei rendimenti ai costi, ecc. La legge n. 20/1994 ha dato un assetto stabile al sistema dei controlli esercitati dalla Corte dei conti, riducendo i controlli consistenti in codecisioni (i controlli preventivi), introducendo quelli interni, prevedendo che la Corte stessa svolga il controllo successivo sulla gestione del bilancio e sul patrimonio di tutte le amministrazioni pubbliche: così facendo, i compiti del giudice contabile sono stati, da una parte, ampliati, quanto all’estensione, e, dall’altra, ristretti, quanto agli effetti. Anche i controlli – come ogni altra attività amministrativa – sono ordinati in forma procedimentale.
I procedimenti di amministrazione del personale sono volti all’emanazione degli atti relativi al rapporto tra l’amministrazione e i dipendenti: assunzioni, promozioni, trasferimenti, irrogazione di sanzioni disciplinari, dimissioni e così via. Si tratta di eventi che si verificano anche per i dipendenti privati e, a seguito della contrattualizzazione, anche la disciplina è in gran parte analoga, essendo contenuta in contratti collettivi.
I procedimenti finanziari hanno una duplice caratteristica: da una parte, si innestano in procedimenti legislativi; dall’altra, sono strumentali a procedimenti amministrativi. In ordine al primo aspetto, va rilevato che tutti i procedimenti amministrativi si fondano su leggi, nel senso che queste ne regolano le articolazioni fondamentali: tuttavia, i procedimenti finanziari vi trovano anche il proprio fondamento, in quanto, per poter procedere all’impegno ed al pagamento di spese pubbliche, occorre che queste siano stanziate attraverso la legge di bilancio. In relazione al secondo aspetto, invece, va sottolineato che i procedimenti finanziari sono strettamente collegati ad altri procedimenti amministrativi, che possono definirsi principali, i quali definiscono le condizioni sostanziali che danno luogo all’erogazione della spesa (ad esempio, il procedimento di reclutamento di un dipendente pubblico si pone come presupposto per quello relativo al pagamento dello stipendio).