La vita delle imprese si sviluppa attraverso una serie continuata di atti di scambio che modificano continuamente la consistenza quantitativa e la composizione qualitativa del patrimonio dell’imprenditore. La programmazione dell’attività di impresa presuppone perciò una costante informazione ed un costante controllo sull’ andamento degli affari. Informazione e controllo facilitati da un sistema di rilevazione contabile dei fatti aziendali. Altresì è regola razionale di condotta delle imprese accertare periodicamente la consistenza quantitativa e monetaria del patrimonio, attività e passività, nonché i costi sopportati e i ricavi realizzati nello stesso periodo al fine di verificare se e quale sia l’utile conseguito o la perdita subita.
Le scritture contabili sono i documenti che contengono la rappresentazione, in termini quantitativi e/o monetari, dei singoli atti di impresa, della situazione del patrimonio dell’imprenditore e del risultato economico dell’attività svolta. Le scritture contabili contribuiscono a rendere razionale ed efficiente l’organizzazione e la gestione dell’impresa e perciò sono di regola spontaneamente tenute da qualsiasi imprenditore. Tuttavia, la tenuta delle scritture contabili è un obbligo per tutti gli imprenditori che esercitano attività commerciale, art. 2214 .
Ma non vi è una coincidenza fra la categoria degli imprenditori commerciali e coloro che secondo il codice civile sono obbligati alla tenuta delle scritture contabili.
Infatti, la disciplina della tenuta delle scritture contabili prevista dal codice civile non si applica ai piccoli imprenditori, art. 2214, 3° comma, e quindi nemmeno ai piccoli imprenditori che esercitano attività commerciale.
Inoltre, le società commerciali devono ritenersi obbligate alla tenuta delle scritture commerciali anche se non esercitano attività commerciale.
Vi è l’obbligo di tenuta delle scritture contabili anche per gli enti pubblici e per gli enti di diritto privato diversi dalla società che svolgono attività commerciale in via secondaria ed accessoria, sia pure limitatamente all’attività commerciale esercitata.
Infine, sono obbligati alla tenuta delle scritture contabili anche le imprese sociali, art. 10 d.lgs. 155/2006 , indipendentemente dalla natura commerciale o agricola dell’ attività esercitata.