Le comunicazioni telematiche hanno affiancato le tradizionali comunicazioni cartacee fino a prevalere: le comunicazioni diventando semplici, economiche e sostanzialmente immediate, prescindendo dalle distanze geografiche.
Come nel caso dei documenti informatici, la normativa si è preoccupata di assicurare i profili idonei a conferire certezza e validità e, in particolare, l’autenticità e l’integrità dei documenti informatici trasmessi, l’identificazione certe del soggetto giuridico che effettua la trasmissione e l’individuazione temporale certa dei momenti di invio e consegna della comunicazione. La normativa italiana di riferimento è costituita dal decreto legislativo 82/2005 ma anche da ulteriori disposizioni, come la normativa dedicata alla PEC, oltre alla normazione secondaria e alle regole tecniche.
Nelle comunicazioni interpersonali, uno strumento ha avuto estrema diffusione per le sue caratteristiche di semplicità, immediatezza, economicità ed efficacia: la posta elettronica o email, definita dalla normativa come “un sistema elettronico di trasmissione di documenti informatici”. A questi punti di forza si affiancano ulteriori caratteristiche che ne determinano la “debolezza”, ossia la mancata verifica della provenienza con conseguente possibilità di falsificazione del mittente, la mancata verifica dell’integrità del messaggio e la mancata certezza sui momenti di invio e consegna della comunicazione.
La necessità di assicurare la certezza del diritto nelle trasmissioni telematiche ha portato l’ordinamento italiano a istituire uno strumento idoneo a superare le debolezze della posta elettronica semplice: la posta elettronica certificata, cosiddetta PEC.
La posta elettronica certificata è un “sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi”. Nel caso della PEC la garanzia viene fornita dalla presenza di un soggetto terzo che offre il servizio ossia il gestore di posta elettronica certificata, che risponde a determinati requisiti professionali, garantisce il processo ed è sottoposto a vigilanza e responsabilità nello svolgimento delle proprie attività.
La posta elettronica certificata è rilasciata al richiedente dal parte del gestore previa verifica dell’identità: ogni trasmissione di posta viene presidiata e tracciata dal gestore che garantisce l’integrità del messaggio trasmesso, assicura la qualità e continuità del servizio, controlla e archivia gli eventi associati a invio e ricezione e rilascia ricevute di invio e di avvenuta consegna opponibili ai terzi.
La trasmissione del documento informatico per via telematica effettuata in tal modo equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta: la data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico così trasmesso sono opponibili ai terzi, se conformi alle disposizioni e alle regole tecniche.
Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione del gestore.
Affinché si verifichino gli effetti della posta elettronica certificata necessario che mittente e destinatario comunichino con posta certificata e quindi che entrambi gli indirizzi siano indirizzi di PEC: questo evidenzia uno degli aspetti di debolezza della strumento, ossia il fatto di essere un sistema chiuso che garantisce valore probatorio solo se entrambi i soggetti lo utilizzano, oltre il fatto di essere un sistema italiano applicabile solo all’interno del territorio nazionale e caratterizzato da limiti relativi alla dimensione del messaggio.
La PEC è stata abbracciata dal legislatore italiano: accanto alla natura originaria di strumento di trasmissione, ha finito per sommare la qualità di strumento di identificazione del soggetto e per permettere la valide presentazione di istanze e dichiarazioni per via telematica alla pubblica amministrazione.
Questa funzione è svolta da una particolare tipologia di PEC, la PEC-ID che si caratterizza per la previa identificazione del titolare, compiuta dal gestore anche per via telematica secondo modalità definite con regole tecniche e per il fatto che ciò è attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato.
Il passaggio da rapporti analogici a “rapporti digitali” comporta la necessità che le parti siano munite di strumenti telematici per comunicare: alla luce di tale obiettivo il legislatore ha previsto specifici obblighi di possesso di un indirizzo PEC a carico di determinati soggetti, in particolare pubbliche amministrazioni, imprese e professionisti. Essi hanno l’obbligo di istituire e pubblicare nell’indice delle Pubbliche Amministrazioni almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo e, altresì, di pubblicare nei propri siti almeno un indirizzo istituzionale di PEC.
Accanto alle pubbliche amministrazioni, le imprese costituite in forma societaria e le imprese individuali hanno l’obbligo di adottare un indirizzo PEC, così come i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato.
Per quanto riguarda i cittadini, al fine di facilitare le comunicazioni telematiche con le pubbliche amministrazioni, il legislatore ha previsto la facoltà di indicare al Comune di residenza un proprio domicilio digitale: esso è l’indirizzo di porta elettronica certificata o altro servizio elettronico di recapito che consenta la prova del momento di ricezione di una comunicazione tra i soggetti cui si applica il CAD e i soggetti giuridici.
Al fine di agevolare le comunicazioni telematiche e permettere di reperite con facilità e sicurezza i “recapiti digitali” la normativa ha previsto tre indici di indirizzi PEC che coprono le tipologie di soggetti coinvolti nelle comunicazioni:
- IPA per le amministrazioni
- INI-PEC per imprese e professionisti
- ANPR per i cittadini
Al fine di assicurare la pubblicità dei relativi riferimenti telematici, l’articolo 6-ter del CAD istituisce e disciplina il pubblico elenco di fiducia denominato “indice degli indirizzi della pubblica amministrazione e dei gestori di pubblici servizi” detto anche Indice PA o IPA, nel quale sono indicati gli indirizzi di posta elettronica certificata dei soggetti pubblici da utilizzare per le comunicazioni tra le pubbliche amministrazioni, i gestori di pubblici servizi e i privati.
Accanto all’IPA, l’articolo 6-bis del CAD ha previsto l’istituzione del pubblico elenco denominato “indice nazionale degli indirizzi di PEC (INI-PEC) delle imprese e dei professionisti” presso il ministero dello sviluppo economico: l’indice è realizzato a partire dagli elenchi di indirizzi PEC costituiti presso il registro delle imprese e gli ordini o collegi professionali e l’accesso è consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti di pubblici servizi e a tutti i cittadini.
Infine viete istituita l’anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR): al suo interno si prevede che vengano inseriti i domicili digitali dei cittadini, che sono resi disponibili a tutte le pubbliche amministrazioni e ai gestori o esercenti di pubblici servizi.
Gli indirizzi PEC inseriti in tale Indice costituiscono mezzo esclusivo di comunicazione e notificazione con i soggetti cui si applica il CAD.