La realizzazione di un effettivo e-government passa necessariamente dalla digitalizzazione dell’attività documentale delle amministrazioni pubbliche: per tale motivo l’ordinamento reca disposizioni a riguardo.
La normativa è esplicita: le pubbliche amministrazioni sono tenute a formare gli originali dei propri documenti con mezzi informatici, secondo le disposizioni del Codice e le regole tecniche e sono tenute a gestire i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie informatiche.
In tale direzione, il decreto Crescita 2.0 ha previsto, a pena di nullità, la sottoscrizione digitale degli accordi fra pubbliche amministrazioni e ha disposto anche, a pena di nullità, modalità elettroniche per la stipula dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture. Gli atti normativi più recenti, modificando il Codice, hanno fortificato gli obblighi di comunicazione telematica, corredandoli di responsabilità a carico delle amministrazioni.
Oltre a prevedere il possesso di “recapiti digitali” e istituire pubblici elenchi dedicati a contenerli, la normativa ha previsto disposizioni specifiche per disciplinare le comunicazioni telematiche che interessano le amministrazioni pubbliche, tracciando differenze a seconda dei soggetti coinvolti: ha distinto tra soggetti pubblici e privati e ha posto ulteriori distinzioni a seconda che si tratti di imprese, professionisti o cittadini, dal momento che risultano peculiari le diverse esigenze.
- All’interno del sistema pubblico, la normativa prevede l’utilizzo di comunicazioni telematiche nei rapporti tra pubbliche amministrazioni, ai sensi dell’articolo 47 del decreto legislativo 82/2005: l’inosservanza comporta responsabilità dirigenziale e disciplinare
- Nel rapporti tra amministrazioni pubbliche e soggetti privati, l’obbligatorietà del canale digitale varia a seconda del soggetto privato con cui si dialoga.
- Nel caso del cittadino, laddove abbia indicato un domicilio digitale, questo costituisce mezzo esclusivo di comunicazione e notifica da parte dei soggetti cui si applica il CAD.
- Nel caso dell’impresa e del professionista l’obbligo di possedere “recapiti digitali” grava su tali soggetti e le comunicazioni possono essere invitate attraverso la PEC, senza che il destinatario debba indicare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo. Inoltre, nelle comunicazioni tra imprese e pubbliche amministrazioni è prevista l’esclusiva modalità digitale.
Allo scopo di garantire e promuovere “dialoghi digitali”, specifiche disposizioni sono dedicate alla presentazione di istanze e dichiarazioni per via telematica ai soggetti pubblici.
Identità digitale e servizi online: presente e futuro
Nella normativa si delinea un nuovo agire pubblico digitale, dove i procedimenti amministrativi sono telematici: la modalità digitale diventa la regola dell’azione pubblica.
Per disegnare il presente e il futuro dell’amministrazione digitale in linea con tali finalità, alcuni principi delineati dalle disposizioni sono particolarmente significativi, in particolare il principio “innanzitutto digitale”, cui garantire realizzazione tramite la ridefinizione e la semplificazione dei procedimenti amministrativi, in relazione alle esigenze di celerità, certezze dei tempi e trasparenza nei confronti dei cittadini e delle imprese, mediante una disciplina basata sulla loro digitalizzazione.
Per rendere effettivo questo principio, tra i criteri che muovono la riforma emergono lo sviluppo e il rafforzamento di una serie di strumenti concreti che le amministrazioni devono garantire: oltre al documento informatico, firme elettroniche e comunicazioni telematiche, sono previsti l’identificazione tramite il Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale e i servizi online.
Al fine di favorire la diffusione di servizi online e agevolare l’accesso agli stessi è istituito il Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale di cittadini e imprese (SPID). SPID è costituito come un insieme aperto di soggetti pubblici e privati che identificano gli utenti per consentire loro l’accesso ai servizi online: di conseguenza, le amministrazioni consentono l’accesso ai servizi erogati in rete che richiedono identificazione informatica mediante SPID oppure mediante la carta d’identità elettronica o la carta nazionale dei servizi. SPID si configura come un sistema di login che permette a cittadini e imprese di accedere con un’unica identità digitale ai servizi online di pubbliche amministrazioni e imprese aderenti. L’identità SPID è costituita da credenziali con caratteristiche differenti in base al livello di sicurezza richiesto per l’accesso: si tratta di tre livelli di sicurezza cui corrispondono tre livelli di identità.
L’identità SPID è rilasciata, a domanda dell’interessato, dai gestori dell’identità digitale, persone giuridiche accreditate da AgID che assegnano le identità digitali e gestiscono l’autenticazione informatica per gli utenti. Per ottenere un’identità SPID l’utente deve farne richiesta al gestore, il quale, dopo aver verificato l’identità del richiedente, emette l’identità digitale consegnando in modalità sicura le credenziali.
Nelle intenzioni del legislatore, SPID dovrebbe divenire modalità ordinaria di accesso ai servizi: si prevede infatti che un atto giuridico possa essere posto in essere da un soggetto identificato mediante SPID, nell’ambito di un sistema informatico avente i requisiti fissati nelle regole tecniche, attraverso processi idonei a garantire l’acquisizione della sua volontà.
Il sistema SPID si collega al profilo dei servizi online: la riforma del decreto legislativo 179/2016 accompagna le previsioni relative al sistema SPID con la costruzione di “ItaliaLogin”, unica piattaforma, che vuole atteggiarsi come vera e propria “casa online” dei cittadini, tesa a superare le complessità e le difformità attuali.
Nella direzione di un sistema pubblico, per quanto possibile unitario, il legislatore è esplicito nell’articolo 64-bis del decreto legislativo 82/2005, introdotto dal decreto legislativo 179/2016, ai sensi del quale i soggetti cui si applica il CAD rendono fruibili i propri servizi in rete, in conformità alla regole tecniche, tramite il punto unico di accesso telematico attivato presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri.
Le pubbliche amministrazioni sono tenute a collaborare al fine di agevolare gli adempimenti degli utenti e rendere più efficienti i procedimenti che interessano più amministrazioni.
Nell’ottica di assicurare piena centralità alla cittadinanza digitale la normativa delinea alcuni principi cui le amministrazioni devono attenersi.
Tra i principi cardine si trova l’individuazione di strumenti per definire il livello minimo di sicurezza, qualità, fruibilità, accessibilità e tempestività dei servizi online delle amministrazioni pubbliche: in specifico, i servizi online devono essere costituti servendosi di strumenti idonei a realizzare un rapporto costante con gli utenti in ottica di open government.
La centralità dell’utente è esplicita nelle norme del CAD, in particolare negli articoli 7 e 63. Il codice pone particolare attenzione proprio alla qualità dei servizi resi e alla “customer satisfaction” nell’articolo 7: i soggetti cui si applica il CAD devono provvedere alla riorganizzazione e all’aggiornamento dei servizi resi e devono rendere disponibili i propri servizi per via telematica nel rispetto delle disposizioni del Codice, degli standard e dei livelli di qualità anche in termini di fruibilità, accessibilità, usabilità e tempestività, stabiliti con le regole tecniche, consentendo agli utenti di esprimere la soddisfazione rispetto alla qualità del servizio reso e provvedendo alla pubblicazione sui propri siti dei dati risultanti, ivi incluse la statistiche di utilizzo.
Al fine di garantire effettività alla disposizione gli interessati possono agire in giudizio con la cosiddetta “class action” (un’azione legale condotta da uno o più soggetti che, membri di una determinata categoria di soggetti, chiedono che la soluzione di una questione comune di fatto o di diritto avvenga con effetti ultra partes per tutti i componenti presenti e futuri della categoria).
La normativa delinea i criteri in base ai quali i soggetti cui si applica il CAD sono tenuti a individuare le modalità di erogazione dei servizi in rete: si tratta di criteri di valutazione di efficacia, economicità ed utilità e rispetto dei principi di uguaglianza e non discriminazione, tenendo comunque presenti le dimensioni dell’utenza, la frequenza dell’uso e l’eventuale destinazione all’utilizzazione da parte di categorie in situazioni di disagio.
Pertanto, le istituzioni devono costruire un dialogo costante con gli utenti nella progettazione del servizio online, durante la sua erogazione e, successivamente, permettendo un feedback continuo durante tutto il “ciclo di vita” del servizio.