Della documentazione degli atti si occupano gli articoli 134-142 del c.p.p.

Per definizione la documentazione degli atti è “quell’attività necessaria ai fini dell’inserimento e della conservazione di un atto all’interno del procedimento”. Da notare che la documentazione degli atti, così delineata, si distingue sia dall’atto che viene conservato sia dal supporto cartaceo o magnetico, necessario alla concreta documentazione dell’atto (ad es. i faldoni di carte in cui vengono, normalmente, custoditi gli atti processuali ovvero i file salvati in una banca dati).

Lo scopo della documentazione degli atti è, dunque, quello di attestare il compimento dell’atto e di permetterne la consultazione anche dopo che sia passato molto tempo dalla sua adozione.

L’articolo 134 comma 1 del c.p.p. stabilisce la regola generale per cui “alla documentazione degli atti si procede mediante verbale redatto con stenotipia o altro mezzo meccanico”. Il verbale, ultimamente, ha perso parte della sua importanza: in passato, infatti, esso faceva piena prova fino a impugnazione di falso; oggi il giudice è libero di valutare l’attendibilità delle indicazioni contenute nel verbale.

Il codice distingue, al comma 2 dell’articolo 134, due forme di verbalizzazione. La verbalizzazione integrale, che prevede una descrizione completa e puntuale dell’atto processuale e la verbalizzazione riassuntiva che prevede una rappresentazione parziale dell’atto. In questo caso il 3° comma dell’articolo 134 stabilisce che alla verbalizzazione riassuntiva si accompagni quella fonografica, salvo che il giudice la ritenga superflua, data la semplicità dell’atto per cui si procede alla verbalizzazione.

Di norma l a verbalizzazione avverrà tramite l’impiego della stenotopia (cioè la trascrizione a macchina di ciò che viene detto) e solo in via residuale la trascrizione a mano. In casi eccezionali l’articolo 134 prevede, inoltre, la possibilità che la documentazione avvenga mediante riproduzioni audiovisive, ma solo quando ciò risulta assolutamente indispensabile.

L’articolo 135 stabilisce che la competenza per la redazione del verbale spetta all’ausiliario che assiste il giudice nel compimento degli atti processuali. In sede di indagine preliminare, per gli atti del pm provvederanno gli ufficiali o gli agenti di polizia giudiziaria ovvero il personale di segreteria, che assumono la veste di pubblici ufficiali.

Se tuttavia la registrazione avviene mediante stenotopia o altri mezzi per cui l’ausiliario non ha le dovute competente, il giudice lo può autorizzare a farsi assistere da personale tecnico abilitato.

L’articolo 136 si occupa del contenuto del verbale, disponendo che il verbale deve necessariamente contenere: la menzione del luogo, dell’anno, del mese, del giorno e, quando occorre, dell’ora in cui la verbalizzazione è iniziata e terminata; le generalità delle persone intervenute, l’indicazione delle cause della mancata presenza di coloro che sarebbero dovuti intervenire; la descrizione di quanto l’ausiliario ha fatto o ha constatato o di quanto è avvenuto in sua presenza nonché le dichiarazioni ricevute da lui da altro pubblico ufficiale che egli assiste.

Il 2° comma dell’articolo 136 prosegue disponendo che per ogni dichiarazione è indicato se è stata resa spontaneamente o previa domanda e, in tal caso, è riprodotta anche la domanda.

L’articolo 137 dispone che il verbale, previa lettura, deve essere sottoscritto alla fine di ogni foglio dal pubblico ufficiale che lo ha redatto, dal giudice e dalle persone intervenute. Il 2° comma prosegue disponendo che se alcuno degli intervenuti non vuole o non è in grado di sottoscrivere, ne è fatta menzione con l’indicazione del motivo.

L’art. 138 disciplina la trascrizione del verbale redatto con il mezzo della stenotipia. Sebbene sia possibile ottenere anche la trascrizione simultanea, la norma prescrive che I nastri impressi con I caratteri della stenotipia debbano essere trascritti in caratteri comuni non oltre il giorno successivo a quello in cui sono stati formati, eccezion fatta del verbale di dibattimento, alla cui trascrizione si deve procedere entro 3 giorni successivi alla sua formazione.

Per la riproduzione fotografica o aaudiovisiva non è previsto alcun termine temporale. E se le parti vi acconsentano il giudice può disporre che di tali riproduzioni non sia effettuata la trascrizione.

Le trascrizioni delle registrazioni fonografiche o audiovisive sono unite agli atti del procedimento. L’articolo 142 del c.p.p. regolamenta la nullità dei verbali e dispone: “ Salve particolari disposizioni di legge, il verbale è nullo se vi è incertezza assoluta sulle persone intervenute o se manca la sottoscrizione del pubblico ufficiale che lo ha redatto”.

La documentazione dell’interrogatorio del detenuto

Particolarmente importante è l’articolo 141-bis, il quale disciplina le modalità di documentazione dell’interrogatorio di persona in stato di detenzione, intendendosi lo status di chi si trovi in custodia cautelare anche per altro procedimento o che stia espiando una pena detentiva anche per altro reato.

I l legislatore, per evitare l’abuso della verbalizzazione riassuntiva da parte della giurisprudenza, ha stabilito che: “Ogni interrogatorio di persona che si trovi, a qualsiasi titolo, in stato di detenzione, e che non si svolga in udienza, deve essere documentato integralmente, a pena di inutilizzabilità”. Dal momento che questa regola vale solamente se l’interrogatorio si svolge fuori dall’udienza, essa non trova applicazione nel caso di interrogatorio effettuato in sede di convalida dell’arresto in flagranza o del fermo o in sede di udienza preliminare.

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