Il funzionamento dell’assemblea presuppone l’esistenza del presidente, il quale, se non è indicato nello statuto, viene eletto con il voto della maggioranza dei presenti (art. 2371 co. 1).
I suoi compiti sono:
- verificare la regolarità della costituzione.
- accertare l’identità e la legittimazione dei presenti, estromettendo dalla riunione i non legittimati.
- curare il regolare svolgimento dei lavori (es. moderare il dibattito assembleare), eventualmente usufruendo del regolamento dei lavori assembleari.
- accertare l’esito della votazione.
Dell’esito di tali accertamenti deve poi essere dato conto nel verbale.
Il presidente è assistito da un segretario designato allo stesso modo , ossia eletto con il voto della maggioranza dei presenti. Quando a redigere il verbale sia chiamato un notaio, comunque, tale assistenza risulta essere superflua (co. 2).
La funzione del segretario (o del notaio) è la redazione del verbale di assemblea, il quale deve essere sottoscritto anche dal presidente. Tale verbale, dovendo riassumere le dichiarazioni dei soci, deve contenere (art. 2375):
- l’indicazione della data dell’assemblea.
- l’indicazione dell’identità dei partecipanti e del capitale da ciascuno rappresentato.
- l’indicazione delle modalità e del risultato delle votazioni.
- l’identificazione anche per allegato dei soci favorevoli, astenuti o contrari.
Date le nuove prescrizioni in ordine al contenuto del verbale, appare ormai fuor di dubbio che il voto, almeno di regola, debba essere palese. Sembra tuttavia legittimo pensare che la segretezza possa esser mantenuta per le nomine alle cariche sociali, le quali, avendo la forma di un’elezione, non si prestano ad un voto favorevole o contrario, sfuggendo quindi alla classificazione indicata dalla norma. A parte il voto per corrispondenza, comunque, nulla dice la legge in ordine alle modalità di votazione, ma sembra lecito ritenere che, nel potere dovere di regolare lo svolgimento dell’assemblea (art. 2371), sia compresa anche la facoltà di scegliere il metodo di votazione.
L’art. 2375 co. 3, infine, si pronuncia sul problema dei tempi di compilazione del verbale, stabilendo che esso sia redatto senza ritardo , nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazione.