Il notaio che ha ricevuto l’atto costitutivo deve depositarlo, entro 20 giorni, presso l’ufficio del registro delle imprese nella cui circoscrizione è stabilita la sede della società, allegando all’atto costitutivo i documenti che comprovano l’osservanza delle condizioni richieste per la costituzione. Se non provvede, l’obbligo incombe sugli amministratori nominati nell’atto costitutivo. Nell’inerzia di entrambi, punita con sanzione amministrativa pecuniaria ( art. 2330, nuovo testo), ogni socio può provvedervi a spese della società ( art. 2330 ).
In passato, la seconda fase del procedimento di costituzione è : il giudizio di omologazione da parte del tribunale competente, che doveva verificare l’adempimento delle condizioni stabilite dalla legge per la costituzione della società.
In base l’attuale disciplina spetta al notaio che ha ricevuto l’atto costitutivo di verificare l’adempimento delle condizioni stabilite dalla legge per la costituzione ( art. 2436, 1 comma).
Il notaio dovrà svolgere un controllo di legalità, volto ad accertare la conformità alla legge della costituenda società. Potrà e dovrà rifiutare di chiedere l’iscrizione nel registro delle imprese se l’atto costitutivo e lo statuto contengono clausole contrastanti con l’ordine pubblico o col buon costume.
Se tale controllo ha invece esito positivo, il notaio riceve l’atto costitutivo e richiede l’iscrizione della società nel registro delle imprese. L’ufficio del registro delle imprese prima di procedere l’iscrizione può e deve verificare solo la regolarità formale della documentazione ricevuta ( art. 2330, 3° comma).
Con l’iscrizione nel registro delle imprese la società acquista la personalità giuridica e viene ad esistenza ( art. 2331, 1 comma).
L’accollo da parte della società non fa venir meno la responsabilità verso i terzi dei soggetti agenti (art. 2331, 3 comma).
Le operazioni compiute prima dell’iscrizione
Può verificarsi che tra la stipulazione dell’atto costitutivo e l’iscrizione nel registro delle imprese vengano compiute operazioni in nome della costituenda società, perché necessarie per lo stesso procedimento di costituzione.
La riforma del 2003 ha stabilito che per le operazioni compiute in nome della società prima dell’iscrizione sono illimitatamente e solidalmente responsabili verso i terzi coloro che hanno agito, art. 2331. Sono altresì solidalmente e illimitatamente responsabili il socio unico fondatore, e in caso di pluralità di soci fondatori, coloro che hanno autorizzato o consentito il compimento dell’operazione.
Prima dell’iscrizione nel registro delle imprese è vietata l’emissione delle azioni ed essi non possono formare oggetto di sollecitazione all’investimento.
La società resta automaticamente vincolata solo se le operazioni compiute in suo nome erano necessarie per la costituzione, e purché l’atto costitutivo abbia previsto che tale spese siano a carico della società.
La società è libera di accollarsi o meno spese non necessarie per la costituzione. Ma è necessario che la società, dopo l’iscrizione, approvi l’operazione .
Nel caso in cui la costituzione della società non vada a buon fine, l’art. 2338, stabilisce che i promotori non hanno alcuna rivalsa verso i sottoscrittori delle azioni per le spese sostenute per la costituzione.