Il procedimento della costituzione delle cooperative è simile a quello delle società per azioni prevedendo la stipula dell’atto costitutivo, il deposito dell’atto e la conseguente iscrizione della società nel registro delle imprese. L’atto costitutivo deve contenere, oltre le informazioni previste per le società per azioni, anche le seguenti informazioni:
a) indicazione dell’oggetto sociale in relazione ai requisiti richiesti per l’ammissione dei soci, le regole per lo svolgimento dell’attività mutualistica e l’eventuale previsione che essa possa essere esercitata anche nei confronti dei terzi. In mancanza di ciò la società può avere rapporti solo con i soci.
b) i requisiti richiesti per l’ammissione dei soci e le condizioni per il recesso e l’esclusione
c) le regole per la ripartizione degli utili e dei ristorni
d) la forma di convocazione dell’assemblea se si intende di derogare alla legge.
Anche l’organizzazione giuridica è ricalcata su quella della società per azioni a meno che l’atto costitutivo non preveda l’applicazione delle norme delle società a responsabilità limitata. Organi della cooperativa sono dunque l’assemblea, gli amministratori e il collegio sindacale (o i corrispondenti organi a seconda del sistema amministrativo adottato) e le norme sulla loro nomina e sul loro regolamento sono quelle applicabili alle società per azioni. Per quanto riguarda il voto nelle assemblee la regola generale è quella di “una testa un voto” che prescinde dalla misura della partecipazione e tale regola non può essere derogata per i soci cooperatori ma solo dove la partecipazione è caratterizzata da ulteriori finalità. Così ad esempio i soci cooperatori persone giuridiche possono avere più voti in relazione alla loro partecipazione con un massimo di cinque ed è prevista la categoria dei soci sovventori a cui i voti sono attribuiti in base alla partecipazione ma non possono comunque superare un terzo dei voti spettanti a tutti i soci.
Ne consegue che le maggioranze (determinate dall’atto costitutivo) si calcolano in base al numero dei voti spettanti ai soci e non sul capitale. Il voto deve essere esercitato personalmente (anche per corrispondenza o con mezzi telematici) o attraverso un altro socio (che non può rappresentare nell’assemblea più di dieci soci) mentre solo il socio imprenditore individuale può farsi rappresentare anche da un non socio purchè si tratti di un familiare che collabora all’impresa.
L’atto costitutivo può anche prevedere (tranne che nel caso di cooperative con azioni quotate) la riunione di assemblee separate (che è obbligatoria per le cooperative che superano 3.000 soci) che deliberano sulle materie poste all’ordine del giorno dell’assemblea generale ed inviano delegati ad essa. Tali delegati partecipano all’assemblea generale in modo da assicurare la proporzionale rappresentanza delle minoranze espresse nelle assemblee separate. Dovendo le assemblee separate deliberare sulle stesse materie che formano l’ordine del giorno dell’assemblea generale l’ordine del giorno delle due assemblee deve essere uguale.
Ne deriva anche che le deliberazioni delle assemblee separate essendo solo dei semplici atti preparatori alla assemblea generale non possono essere impugnate autonomamente e gli eventuali loro vizi potranno costituire causa di invalidità della deliberazione dell’assemblea generale solo se i voti espressi dal delegato nominato in base ad una deliberazione viziata siano stati necessari per la formazione della maggioranza. In tal caso sono legittimati all’impugnazione i soci delle assemblee separate. La nomina dei primi amministratori è contenuta nell’atto costitutivo mentre quelli successivi sono nominati dall’assemblea tenendo conto che la maggioranza di essi deve essere scelta trai i soci cooperatori.
Anche l’organo di controllo è nominato dai soci. Tale organo è necessario, in caso di cooperative soggette alla disciplina della società a responsabilità limitata, solo in caso di emissione di titoli di debito. La disciplina vigente ha accentuato gli strumenti di controllo interni alla società attribuendo ai soci che rappresentano un decimo del numero complessivo (un ventesimo per le cooperative con più di tremila soci) il potere di esaminare oltre al libro dei soci, il libro delle deliberazioni delle assemblee, del consiglio di amministrazione e dell’eventuale comitato esecutivo.
A tali soci la legge attribuisce anche il potere di proporre al tribunale denuncia per gravi irregolarità. Le società cooperative sono espressamente sottoposte al controllo giudiziario e pertanto l’eventuale denuncia al tribunale deve essere notificata anche all’autorità di vigilanza. Lo statuto può prevedere un ulteriore organo, il collegio dei probviri che ha il compito della risoluzione delle controversie tra società e soci o tra soci attinenti al rapporto sociale. Al consiglio dei probviri è demandato il riesame dei provvedimenti adottati dagli altri organi sociali per cui i provvedimenti adottati dall’assemblea o dal consiglio di amministrazione diventano definitivi solo quando non sia richiesto l’intervento dei probviri o dopo la loro pronuncia.