La fase decisoria
Completata l’istruttoria il procedimento è maturo per addivenire all’emanazione del provvedimento. Il procedimento può anche concludersi con atti differenti ovvero con il silenzio. Quando l’amministrazione procedente deve acquisire intese, concerti, nulla osta o assensi comunque denominati di altre amministrazioni pubbliche, il procedimento deve seguire regole ben precise: l’amministrazione deve richiedere tali atti e, ove non li ottenga entro 30 gg. dalla ricezione, da parte dell’amministrazione competente, della relativa richiesta, deve obbligatoriamente indire una conferenza di servizi decisoria.
La fase integrativa dell’efficacia
La produzione dell’efficacia del provvedimento conclusivo del procedimento è spesso subordinata al compimento di determinate operazioni , al verificarsi di certi fatti o all’emanazione di ulteriori atti. Solo a quel punto si perfeziona la fattispecie nel senso che risultano integrate tutte le circostanze che l’ordinamento ha previsto non già per l’esistenza del provvedimento, bensì affinchè possa prodursi l’effetto sul piano dell’ordinamento generale.
Il provvedimento può dunque essere perfetto, cioè completo di tutti gli elementi prescritti per la sua esistenza, ma non ancora efficace.
Ai sensi dell’art. 21 quater i provvedimenti amministrativi efficaci sono eseguiti immediatamente salvo che sia diversamente stabilito dalla legge o dal provvedimento medesimo. L’efficacia del provvedimento amministrativo può essere sospesa , per gravi ragioni e per il tempo strettamente necessario, dallo stesso organo che lo ha emanato ovvero da altro organo previsto dalla legge. Il termine della sospensione è esplicitamente indicato nell’atto che la dispone e può essere prorogato o differito per una sola volta, nonché ridotto per sopravvenute esigenze.
L’efficacia va distinta dall’esecutorietà, attitudine dell’atto ad essere portato ad esecuzione.
Diversa ancora è la validità che dipende dalla conformità al paradigma normativo dell’atto e dell’attività amministrativa posta in essere al fine della sua adozione. Un atto può dunque essere illegittimo, cioè invalido, ma efficace, ovvero legittimo ma inefficace.
Occorre osservare che, per gli atti non recettizi, e non condizionati da ulteriori operazioni , adesioni e controlli, l’efficacia si produce immediatamente al momento in cui l’atto è posto in essere.
Gli atti recettizi sono quelli che diventano efficaci soltanto al momento in cui pervengono nella sfera di conoscibilità del destinatario. Es. gli atti normativi.
Ai sensi dell’art. 21 bis l. 241/90 poi sono recettizi tutti i provvedimenti limitativi della sfera giuridica dei privati. La norma dispone infatti che essi acquistano efficacia nei confronti di ciascun destinatario con la comunicazione personale; essa può essere effettuata anche nelle forme stabilite per la notifica agli irreparabili nei casi previsti dal c.p.c.
Tuttavia il provvedimento limitativo della sfera giuridica dei privati può contenere una motivata clausola di immediata efficacia e ciò a prescindere per definizione dalla conoscenza che ne abbiano i privati; questa regola non vale però per i provvedimenti a carattere sanzionatorio sicchè per essi il principio della comunicazione ai fini dell’efficacia non può essere derogato.
I provvedimenti limitativi della sfera giuridica dei privati aventi carattere cautelare ed urgente sono immediatamente efficaci.
Le misure di partecipazione che condizionano l’efficacia del provvedimento sono elementi costitutivi dell’effetto e della relativa fattispecie : l’effetto non si produce finchè esse non si siano completate, ma decorre dal momento in cui la situazione di conoscibilità è avvenuta e non già da quello in cui il provvedimento è stato emanato.
I vizi o le irregolarità delle operazioni di partecipazione non si trasmettono all’atto recettizio : l’atto però non produrrà i suoi effetti salva la possibilità di rinnovare la fase della comunicazione.
I mezzi più comuni di partecipazione sono: la pubblicazione es. nella gazzetta ufficiale, la pubblicità , la comunicazione individuale , anche attraverso racc a/r, la convocazione.
Ttalune di queste operazioni sono effettuate secondo procedure formali e ad opera di particolari soggetti: le notificazioni.
Le comunicazioni , le pubblicazioni e le notificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti , con riferimento a tutti gli atti per i quali debbano essere disposte, siano essi recettizi o non recettizi, sono curate dal responsabile del procedimento.
L’art. 3 , c. 4 l. 241/90 stabilisce l’obbligo per l’amministrazione di indicare in ogni atto notificato al destinatario “il termine e l’Autorità cui è possibile ricorrere”.
La semplificazione procedimentale
La l. 127/97 reca misure urgenti per lo snellimento dell’attività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo mentre la l. 59/97 contiene la delega al governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni e agli enti locali, per la riforma della pubblica amministrazione e per la semplificazione amministrativa.
L’esigenza di semplificazione investe sia il settore normativo sia l’ambito di attività prevista a carico del cittadino che si rapporta ad un amministrazione. Infatti recentemente la semplificazione è stata intesa anche come una leva per lo sviluppo nei periodi di crisi, con l’intento di ridurre gli oneri amministrativi per cittadini e impresa.
Si pensi in particolare al d.l. 5/2012 (conv. nella l. 35/2012) e la legge 180/2011. Questa normativa disciplina ad esempio il cambio di residenza in tempo reale, le comunicazioni per via telematica tra le amministrazioni, i pagamenti per via telematica. Si ricorda anche il d.l. 90/2014 (conv. nella l. 114/14) che prevede l’approvazione dell’Agenda della semplificazione amministrativa.
Il compito di attuare il disegno di semplificazione procedimentale è affidato ai decreti legislativi e alle fonti regolamentari di delegificazioni ex art. 17, c. 2 l. 400/88 evidenziando una certa tendenza a riconoscere alla fonte soggettivamente amministrativa buona parte della disciplina dell’azione posta in essere dall’amministrazione.
L’art. 20 l. 59/97 consente di affermare che la semplificazione comporta la riduzione delle fasi procedimentali, l’adeguamento alle nuove tecnologie informatiche, la riduzione dei termini.