La conferenza di servizi garantisce un efficace raccordo fra diverse pubbliche amministrazioni che intervengono nel medesimo procedimento, o in procedimenti connessi.
È un istituto che consente un esame contestuale di vari interessi pubblici, che altrimenti sarebbero presi in considerazione in un ordine sequenziale. Ciò permette, oltre al coordinamento delle amministrazioni, un’accelerazione del procedimento.
Quanto alla natura giuridica, non si tratta di un organo collegiale, ma si tratta piuttosto di un luogo per l’acquisizione di modalità di semplificazione dell’azione amministrativa, al fine di una più celere formazione di atti complessi. In effetti alla conferenza di servizi non si applicano le norme formali in materia di organi collegiali, come le regole sul quorum.
La conferenza di servizi può intervenire nella fase istruttoria o in quella decisoria:
- La conferenza in fase istruttoria è indetta solo qualora sia opportuno un esame dei diversi interessi pubblici coinvolti in un procedimento o in più procedimenti connessi.
- La conferenza in fase decisoria è invece sempre indetta se la conclusione del procedimento è subordinata all’acquisizione di intese, concerti, nulla osta o altri atti di assenso da parte di diverse amministrazioni, inclusi i gestori di beni o servizi.
La conferenza è sempre convocata anche su richiesta del privato, quando la sua attività è subordinata a più procedimenti di competenza di altre amministrazioni: in tal caso la convocazione è effettuata da una delle amministrazioni procedenti.
La conferenza di servizi prevede due forme di svolgimento:
A) Forma semplificata ed in modalità asincrona
B) Forma simultanea ed in modalità sincrona
A) La conferenza in forma semplificata è considerata regola generale dello svolgimento della conferenza decisoria. Essa prevede che le comunicazioni di documenti fra le pubbliche amministrazioni avvengano mediante utilizzo della posta elettronica, senza la necessaria compresenza simultanea dei rappresentanti delle diverse amministrazioni
La conferenza è indetta dall’amministrazione procedente entro cinque giorni dall’inizio del procedimento d’ufficio o dal ricevimento della domanda di parte. L’amministrazione procedente comunica poi alle altre amministrazioni coinvolte l’oggetto della determinazione da assumere.
Le determinazioni formulate dalle amministrazioni coinvolte vanno motivate, e si esprimono in forma di assenso o dissenso.
Si considera acquisito l’assenso delle amministrazioni partecipanti anche in caso di mancata comunicazione della determinazione entro il termine prefissato, oppure qualora la determinazione risulti priva di motivazione.
Scaduti i termini per l’acquisizione delle varie determinazioni, entro cinque giorni l’amministrazione procedente ha tre vie da seguire:
- adotta la determinazione motivata di conclusione positiva della conferenza qualora abbia acquisito assensi incondizionati oppure nel caso in cui le condizioni indicate ai fini dell’assenso possano essere accolte direttamente
- adotta la determinazione motivata di conclusione negativa della conferenza qualora i dissensi espressi siano insuperabili
- qualora siano necessarie modifiche sostanziali per superare i dissensi espressi, l’amministrazione procedente avvia una conferenza in forma simultanea, da tenersi non oltre dieci giorni, decorrenti dal termine previsto per la conclusione della conferenza semplificata
B) Vediamo ora la conferenza in forma simultanea. Qui vi è la partecipazione contestuale dei rappresentanti delle amministrazioni
Tre sono le ipotesi in cui si può utilizzare la forma simultanea:
- Quando al termine della conferenza semplificata emergono dissensi superabili solo con modifiche sostanziali della decisione in oggetto
- Quando la determinazione da assumere si presenta di particolare complessità (viene avviata direttamente senza passare per la conferenza semplificata)
- Quando vi è una richiesta motivata rivolta all’amministrazione procedente, da parte delle altre amministrazioni o del privato stesso
La conferenza simultanea deve concludersi entro 42 giorni dalla prima riunione. Nei casi di particolare complessità la durata può protrarsi fino a 90 giorni, ma resta fermo l’obbligo di rispettare il termine finale di conclusione del procedimento. Questo comporta che quando il termine finale è di 30 giorni, sembra davvero arduo poterlo rispettare.
Ciascuna amministrazione prende parte alla conferenza tramite un unico rappresentante cui è attribuito il potere di esprimere definitivamente ed in modo univoco e vincolante la volontà dell’amministrazione. Questa norma (art.14 ter l.241/90) tende ad evitare che in seno alla medesima amministrazione si esprimano posizioni differenti tra loro.
In caso di approvazione unanime, la determinazione di conclusione del procedimento è immediatamente efficace. Viceversa, in caso di approvazione sulla base delle posizioni prevalenti, l’efficacia della determinazione è provvisoriamente sospesa ove siano stati espressi dissensi qualificati, cioè quelli manifestati da amministrazioni che curano interessi ritenuti dal legislatore meritevoli di particolare garanzia (come le amministrazioni preposte alla tutela dell’ambiente).
Queste particolari amministrazioni, entro dieci giorni dalla comunicazione della determinazione motivata di conclusione della conferenza, può proporre opposizione al Presidente del Consiglio dei Ministri, purché abbia espresso in modo inequivoco il proprio dissenso prima della conclusione dei lavori della conferenza.
Il Presidente del Consiglio, ricevuta la motivazione, entro 15 giorni indice una riunione in cui intervengono sia le amministrazioni dissenzienti, sia le altre partecipanti.
Qualora, a seguito di questa riunione, venga raggiunta un’intesa, l’amministrazione procedente adotta una nuova determinazione motivata di conclusione della conferenza.
Ove invece, al termine della riunione, non venga raggiunto un accordo, la questione è rimessa al Presidente del Consiglio, che potrà accogliere l’opposizione delle amministrazioni dissenzienti, oppure accoglierla parzialmente modificando parte della determinazione conclusiva.