Gli interessi rilevanti quelli cioè che l’amministrazione deve considerare in sede di scelta finale ponderandoli con quello principale fissato per legge, sono acquisiti al procedimento sia attraverso l’iniziativa dell’amministrazione procedente sia a seguito dell’iniziativa dei soggetti titolari degli interessi stessi.
Per quanto attiene agli interessi affidati alla cura di amministrazioni pubbliche talvolta essi devono essere necessariamente acquisiti perchè così dispone la legge. Le vie per la loro rappresentazione nel corso del procedimento sono essenzialmente tre.
L’amministrazione procedente può richiedere all’amministrazione cui è imputato l’interesse pubblico da acquisire di esprimere la propria determinazione; ovvero può indire una conferenza di servizi per l’esame contestuale dei vari interessi pubblici coinvolti nel procedimento ai sensi dell’art. 14 l. 241/90; oppure l’amministrazione portatrice dell’interesse pubblico secondario può partecipare al procedimento ai sensi dell’art. 9 l. 241/90 che consente di intervenire nel corso del procedimento anche ai soggetti portatori di interessi pubblici.
Per quanto riguarda l’istituto della conferenza dei servizi ai sensi dell’art. 14 , in sede istruttoria è possibile acquisire gli interessi pubblici rilevanti in un’unica soluzione , prevedendo che “ qualora sia opportuno effettuare un esame contestuale di vari interessi pubblici coinvolti nel procedimento amministrativo, l’amministrazione procedente indice di regola una conferenza di servizi”.
La conferenza è indetta dal responsabile del procedimento ex art. 6 l. 241/90 e consiste in una riunione di persone fisiche in rappresentanza delle rispettive amministrazioni , ciascuna delle quali esprime il punto di vista dell’amministrazione rappresentata che confluisce poi in una determinazione conclusiva. Quest’ultima sostituisce l’insieme delle manifestazioni dei vari interessi pubblici coinvolti che le amministrazioni potrebbero introdurre utilizzando lo strumento della partecipazione di cui agli artt. 7 e ss. L. 241/90.
Le tre possibilità sopra indicate di acquisizione degli interessi pubblici coinvolti dal procedimento in itinere non sono perfettamente equivalenti quanto al tipo di interessi che consentono di introdurre nel corso del procedimento.
Mediante la partecipazione possono essere rappresentati interessi da parte di soggetti pubblici soltanto nel caso in cui dal procedimento possa derivare loro un pregiudizio, laddove la conferenza di servizi può essere indetta per esaminare gli interessi pubblici coinvolti, senza specificazioni ulteriori e pertanto anche nel caso in cui dal provvedimento finale possa derivare un indiretto beneficio.