Il duplice rapporto che lega la persona fisica all’ organo assume particolare importanza nei casi in cui la persona fisica risulti assente o temporaneamente impedita: in questi casi, infatti, occorre comunque assicurare il funzionamento dell’ organo o dell’ ufficio.
Per superare quest’ ostacolo si fa ricorso alla supplenza: ed invero, in molti casi, all’ organo vengono istituzionalmente assegnati un titolare e un vice (il prefetto ed il vice-prefetto, il sindaco ed il vice-sindaco): nell’ assenza o nell’ impedimento del titolare il vice è legittimato (e obbligato) a sostituirlo.
Diverso è, invece, il problema che si manifesta quando il titolare dell’ organo perde l’ investitura (ad es., per il decorso del termine di durata della carica) e l’ autorità competente non ha ancora provveduto a nominare il successore; in questi casi viene mantenuto nella carica il vecchio titolare sino all’ insediamento del nuovo. Questo congegno, grazie al quale titolari scaduti continuavano ad esercitare le funzioni, talvolta per anni, è stato, però, ridimensionato a seguito della sent. 208/92 della Corte cost.: i giudici della Consulta hanno, infatti, evidenziato che un’ applicazione senza limiti temporali del principio della prorogatio contrasta con il principio di legalità, perché abilita all’ esercizio di funzioni amministrative persone che hanno perduto l’ investitura. In conseguenza di tale pronuncia, oggi la proroga non può spingersi al di là di 45 gg. dalla scadenza del termine di durata della carica e, nel corso di essa, possono essere posti in essere solo gli atti di ordinaria amministrazione, nonché gli atti urgenti (L. 444/94).
Altro istituto importante è, poi, quello della sostituzione, in virtù del quale, quando il titolare dell’ organo omette di porre in essere un’ attività che gli compete, la legge prevede un potere di sostituzione da parte di un altro organo, appartenente, di regola, ad un altro ente (ad es., lo Stato verso la regione, la regione verso l’ ente locale); l’ autorità munita del potere sostituivo può adottare essa stessa il provvedimento (non posto in essere dall’ organo inerte) ovvero può nominare un commissario ad acta (che avrà il compito di sostituire l’ organo inerte).