Il collegio sindacale
Nel sistema tradizionale la funzione di controllo è svolta dal collegio sindacale che si compone di tre o cinque membri effettivi e di due supplenti. I sindaci sono nominati dai soci (per la prima volta nell’atto costitutivo e nelle volte successive dall’assemblea ordinaria) e la nomina può essere riservata dallo statuto, solo per le società che non fanno ricorso al mercato del capitale di rischio con partecipazione dello stato o degli enti pubblici, allo stato o agli enti pubblici in proporzione alla loro partecipazione. Inoltre lo statuto può riservare la nomina di un sindaco ai titolari di strumenti finanziari.
I sindaci restano in carica per tre esercizi e la cessazione del termine ha effetto dal momento in cui il collegio è stato ricostituito. I sindaci possono essere revocati solo per giusta causa e la deliberazione di revoca deve essere approvata dal tribunale, sentito l’interessato. In questo modo la legge vuole assicurare ai sindaci una posizione di indipendenza rispetto agli altri organi sociali e proprio per questo devono essere nominati sin dall’inizio i sindaci supplenti che subentrano ai sindaci che hanno terminato la carica e il compenso dei sindaci deve essere determinato dall’atto costitutivo o fissato per l’intera durata dell’ufficio all’atto della nomina.
La nomina e la cessazione dei sindaci devono essere iscritte nel registro delle imprese. Il collegio sindacale è organo collegiale e opera come tale e nello svolgimento delle funzioni può richiedere agli amministratori notizie sull’andamento della gestione e può scambiare informazioni con i soggetti incaricati della revisione dei conti e con gli organi di controllo delle società controllate. Alcune volte il controllo può essere esercitato anche singolarmente e quindi i sindaci possono procedere individualmente ad atti di ispezione e di controllo anche attraverso propri dipendenti. La mancata partecipazione di un sindaco a due riunioni del collegio sindacale senza giustificato motivo, alle assemblee o a due adunanze consecutive del consiglio di amministrazione costituisce causa di decadenza dall’ufficio.
La legge impone ai sindaci di esercitare le loro funzioni con professionalità e diligenza, impone ad essi il segreto sui fatti di cui vengono a conoscenza per ragioni di ufficio. I sindaci sono responsabili della verità delle loro attestazioni e sono anche solidalmente responsabili con gli amministratori per i fatti o le omissioni dolose o colpose di questi qualora il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi richiesti dalla loro carica. La responsabilità sussiste pertanto quando al fatto doloso o colposo degli amministratori si aggiunge anche la colpa dei membri del collegio sindacale o di qualcuno di essi e può essere esclusa facendo risultare il proprio dissenso o i propri rilievi nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.
L’azione di responsabilità è regolata in maniera simile a quella prevista per gli amministratori. Anche per i sindaci è prevista una responsabilità penale nel caso di reati commessi dagli amministratori, in caso di false comunicazioni sociali o quando, dietro promessa di utilità, compiano o omettano atti in violazione degli obblighi del loro ufficio cagionando un danno alla società.
Il consiglio di sorveglianza
Nel sistema dualistico l’organo di controllo è il consiglio di sorveglianza il cui numero di membri è fissato dallo statuto fermo restando che esso non può essere inferiore a tre. Anche i consiglieri di sorveglianza sono nominati dai soci e anche il presidente del consiglio è eletto dall’assemblea. La nomina dei consiglieri, la loro cessazione e la retribuzione loro spettante è simile a quanto previsto per i sindaci, uguale è il termine di durata e il regime di efficacia della cessazione per scadenza del termine.
Diversa è invece la disciplina della revoca e sostituzione dei membri venuti meno nel corso dell’esercizio. Per quanto riguarda quest’ultima non essendoci membri supplenti l’assemblea deve provvedere con urgenza alla nomina dei nuovi consiglieri. Per quanto riguarda la revoca la disciplina è simile a quella degli amministratori in quanto la legge prevede che i consiglieri di sorveglianza sono revocabili in qualunque momento dall’assemblea e anche senza giusta causa (in questo caso però è previsto l’obbligo di risarcire il danno arrecato al consigliere revocato).
Particolare è inoltre la disciplina delle competenze e dei poteri dei consiglieri di sorveglianza. Infatti spettano al consiglio di sorveglianza competenze che in altri sistemi di amministrazione spettano ai soci (in particolare alla assemblea ordinaria): infatti esso nomina e revoca gli amministratori determinandone il compenso, promuove nei loro confronti l’azione di responsabilità (tale competenza è concorrente con quella riconosciuta ai soci e alla società) e approva il bilancio di esercizio.
Inoltre al consiglio di sorveglianza non sono riconosciuti poteri, doveri e responsabilità che nel sistema tradizionale sono riferiti al collegio sindacale ed in particolare il potere di chiedere agli amministratori notizie sull’andamento della gestione, scambiare informazioni con gli organi di quest’ultime. Tuttavia pur essendoci il dovere di partecipare alle assemblee l’inosservanza di tale dovere non comporta causa di decadenza dall’ufficio (pur potendo costituire giusta causa di revoca) e inoltre i consiglieri di sorveglianza non sono tenuti ad assistere alle adunanze del consiglio di gestione.
Lo statuto può inoltre assegnare al consiglio di sorveglianza ulteriori competenze. I consiglieri di sorveglianza devono adempiere ai loro doveri con la diligenza richiesta dall’incarico e al pari dei sindaci sono solidalmente responsabili con i consiglieri di gestione per i fatti e omissioni di questi se il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica.
Il comitato per il controllo sulla gestione
Nel sistema monistico le funzioni di controllo sono svolte dal comitato per il controllo sulla gestione e salvo diversa disposizione dello statuto la determinazione del loro numero e la loro nomina spetta al consiglio di amministrazione mentre la nomina del presidente del comitato spetta ai suo i membri che decidono a maggioranza assoluta. Il comitato di controllo non solo è nominato dal consiglio di amministrazione ma è costituito anche all’interno di esso e quindi risulta composto da amministratori che devono essere in possesso dei requisiti di indipendenza richiesti dalla legge e dallo statuto, dei requisiti di onorabilità e professionalità richiesti dallo statuto e inoltre che non siano esecutivi e cioè non siano titolari di cariche o deleghe e comunque non svolgano funzioni attinenti alla gestione della società.
Al fine di permettere la costituzione del comitato per il controllo la legge impone che almeno un terzo dei membri del consiglio di amministrazione deve essere in possesso dei requisiti di indipendenza richiesti per la nomina a componente del comitato per il controllo e almeno uno di essi deve essere iscritto nel registro dei revisori legali dei conti. Nel caso di cessazione di un componente del comitato per morte, rinuncia, revoca o decadenza, il consiglio di amministrazione deve sostituirlo con urgenza con un altro amministratore in possesso dei requisiti prescritti e se ciò non è possibile deve provvedere alla cooptazione di un nuovo amministratore sempre in possesso di tali requisiti.
Il comitato per il controllo sulla gestione svolge oltre alla funzione di controllo anche gli ulteriori compiti affidatigli dal consiglio di amministrazione. I componenti del comitato di controllo, in quanto amministratori hanno gli stessi poteri degli amministratori nonché gli stessi doveri e responsabilità. I membri del comitato quindi sono tenuti ad osservare gli obblighi attribuiti come amministratori cui sii aggiunge il dovere di assistere alle riunioni del comitato esecutivo.