Sotto il codice di commercio abrogato, per i commercianti individuali esisteva una pubblicità frammentaria, perché riguardava solo i singoli atti. Più organica era la pubblicità delle società, la quale si realizzava attraverso formalità concorrenti, come la trascrizioni in appositi registri tenuti dalla cancelleria del tribunale e la pubblicazione nel giornale degli annunzi giudiziari. Si aveva poi un registro delle ditte, sul quale figuravano tutti i commercianti individuali e sociali, ai quali era appunto imposto di fare la denunzia. Tale registro, tuttavia, pur esplicando un’utilissima funzione informativa, non aveva rilevanza agli effetti privati, rispondendo a finalità di carattere esclusivamente amministrativo.
Il nuovo codice, per risolvere questo problema, ha istituito un registro delle imprese, in cui gli imprenditori commerciali devono iscriversi ed iscrivervi i fatti relativi alla loro impresa indicati dalla legge. È venuto così a crearsi un sistema organico di pubblicità, idoneo a portare a conoscenza del pubblico l’organizzazione dell’impresa e le sue vicende. Tale innovazione, tuttavia, non si è tradotto in realtà per oltre un cinquantennio, non essendo mai stato emanato il previsto regolamento di attuazione. La situazione, quindi, si è sbloccata soltanto a seguito della legge n. 580 del 1993, il cui art. 8 ha finalmente istituito l’ufficio del registro delle imprese di cui all’art. 2188 del codice civile .
Dato che il nuovo registro viene a sostituirsi al registro delle ditte, l’art. 8 della legge prevede l’istituzione di sezioni speciali del registro stesso, nelle quali trovano collocazione gli imprenditori agricoli, i piccoli imprenditori e le società semplici. Le imprese artigiane, invece, sono semplicemente annoverate in una sezione speciale.
A differenza dell’ordinaria iscrizione prevista per gli imprenditori commerciali (effetti dichiarativi), quelle previste nelle sezioni speciali hanno di norma una funzione di mera certificazione anagrafica. A seguito delle novità introdotte l’art. 7 del regolamento dispone che nel registro delle imprese devono essere iscritti gli atti e i soggetti previsti dalla legge, i quali, in particolare sono:
- gli imprenditori (art. 2195).
- le società (art. 2200).
- i consorzi (art. 2612) e le società consortili (art. 2615 ter).
- i gruppi europei di interesse economico.
- gli enti pubblici che hanno per oggetto principale un’attività commerciale.
- le società che sono soggette alla legge italiana.
- gli imprenditori agricoli (art. 2135).
- i piccoli imprenditori (art. 2083).
- le società semplici (art. 2251).
L’ufficio tiene il protocollo, il registro delle imprese e l’archivio degli atti e dei documenti. Essi sono pubblici e consentono all’utenza:
- le visure, effettuati sui terminali degli elaboratori elettronici installati presso l’ufficio.
- le certificazioni e le copie, integrali o parziali, degli atti.
Il registro è pubblico (art. 2188 co. 3) e quindi ognuno ha diritto di ispezionarlo.
Le formalità che si compiono sul registro prendono il nome di:
- iscrizioni, che riguardano soggetti ed atti.
- cancellazioni, che modificano le iscrizioni precedentemente effettuate (rettifiche).
Il registro è tenuto dall’ufficio del registro delle imprese, il quale non ha una semplice funzione recettiva delle richieste, ma esercita un controllo di legalità sugli atti da iscrivere. L’attività dell’ufficio, posta sotto la vigilanza di un giudice delegato dal presidente del tribunale, ha natura amministrativa, in quanto risponde ad un interesse pubblico.