Per rendere possibili le relazioni esterne dell’ente, non è sufficiente che questo sia dotato di organi: la capacità d’agire, infatti, presuppone requisiti propri solo delle persone fisiche. Da qui la necessità che venga in rilievo non soltanto l’organo come entità organizzativa, ma anche la sua componente costituita dalle persone fisiche.
L’elemento personale dell’ufficio è normalmente costituito da una pluralità di soggetti con mansioni diverse ed è quindi necessario individuare quello tra i diversi soggetti la cui attività possa considerarsi come propria dell’ufficio-organo. Tale soggetto, talvolta designato col temine funzionario, è il titolare dell’ufficio ed è quindi l’unico capace di fare atti che si considerano propri dell’ufficio organo e, conseguentemente, dell’ente di pertinenza.
A ciascun ufficio, che sia organo o meno, sono affidati una serie di compiti, relativamente a determinate materie, i quali ne costituiscono la competenza, il cui esercizio spetta alla persona fisica che ha l’incarico di titolare dell’ufficio.